Pengertian Dan Cara Membuat Surat Undangan Resmi

Masterpendidikan.com – Pengertian Dan Cara Membuat Surat Undangan Resmi. Pastinya kamu pernah mendapatkan surat undangan bukan? Baik yang resmi seperti undangan untuk menghadiri rapat ataupun yang tidak seperti undangan pesta ulang tahun. Tapi, tahukah kamu untuk membuat surat undangan resmi memiliki cara yang berbeda dari undangan non resmi. Lalu, apa yang dimaksud dengan undangan resmi? Berikut penjelasannya.

Pengertian Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi merupakan surat yang berisikan ajakan kepada seseorang ataupun kelompok untuk dapat menghadiri suatu kegiatan dengan struktur dan keperluan yang sangat berbeda dengan surat undangan tidak resmi. Bahkan menurut KBBI, surat undangan resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan formal. Misalnya seseorang, organisasi ataupun instansi yang akan mengadakan sebuah pertemuan penting dan kemudian memberikan surat dalam bentuk undangan, surat pemberitahuan, surat edaran dan lainnya.

Fungsi dari Surat Undangan Resmi

Selain untuk berfungsi untuk mengundang, surat undangan resmi juga memiliki fungsi lainnya seperti berikut:

• Berguna sebagai alat pengingat bagi penerima surat karena surat undangan resmi dapat didokumentasikan.
• Sebagai bukti otentik yang isinya dapat dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja jika surat juga berisikan langkah – langkah kerja selanjutnya.

Ciri – Ciri Surat Undangan Resmi

Memiliki struktur yang berbeda dengan surat undangan tidak resmi, surat undangan resmi juga memiliki ciri – ciri yang membedakannya dengan surat lainnya, yakni:

• Menggunakan tulisan dengan Bahasa yang baku dan sesuai denga Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD.
• Dibuat secara singkat, pada dan efektif tapi dengan isi yang mudah dimengerti.
• Menggunakan bahas eksplisit bukan implisit.
• Jika yang mengeluarkan surat adalah sebuah organisasi, maka harus menggunakan kop surat.
• Mencantumkan nomor surat, tanggal, perihal dan alamat tujuan.
• Berisikan salam pembuka dan penutup yang sopan.
• Menggunakan Bahasa resmi.
• Terdapat cap ataupun stempel dari lembaga resmi yang membuat surat.

Struktur Surat Undangan Resmi

Surat undangan resmi memiliki struktur yang lebih rapi dan tersusun dibandingkan dengan surat undangan tidak resmi. Dan berikut adalah struktur dari surat undangan resmi:

• Kop surat atau kepala surat, berisikan identitas dari perusahaan ataupun organisasi pengirim yang bertujuan agar penerima surat tahu asalnya surat undangan tersebut.
• Nomor surat, setiap surat undangan yang dikeluarkan sebuah perusahaan ataupun instansi lainnya pasti memiliki nomor surat yang menunjukkan urutan dari surat yang telah dikirimkan.
• Tanggal Surat, bertujuan untuk memberikan informasi kapan surat undangan itu dibuat.
• Perihal, ini berisikan maksud atau inti dari surat undangan tersebut.
• Alamat tujuan, untuk penulisan alamat tujuan dibuat sesingkat mungkin karena biasanya sudah tercantum pada sampul surat.
• Salam pembuka, mengguanakan kalimat yang baku dan sopan.
• Isi surat, memuat informasi yang singkat, jelas dan padat.
• Salam penutup, tutup surat menggunakan Bahasa yang menunjukkan rasa kesopanan.
• Tanda tangan pengirim surat, cantumkan nama beserta tanda tangan dari pengirim surat undangan.

Itulah sedikit pembahasan mengenai pengertian dan cara membuat surat undangna resmi. Semoga bermanfaat dan selamat mencoba.