Pengertian, Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik

Daftar Isi :

Pengertian, Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik – Setelah sebelumnya kita telah membahas tentang Arsip, Kesempatan Kali ini kita akan membahas tentang Arsip Elektronik. Apa itu Arsip Elektronik, untuk menjawab pertanyaan tersebut silahkan simak penjelasannya dibawah ini :

Pengertian Arsip Elektronik

Arsip elektronik atau dalam bahasa inggris Elektronic Archive atau yang populer dengan E-Archive. Arsip elektronik sendiri merupakan suatu sistem atau tata cara dalam mengumpulkan suatu informasi dalam bentuk dokumen yang direkam dan disimpan menggunakan teknologi komputer yang berupa dokumen elektronik (Document Management System/e-Documents) yang bertujuan agar dokumen tersebut mudah dilihat, dikelola, ditemukan serta dipakai kembali tentunya.

Manfaat Arsip Elektronik

Menurut Sukoco (2006:112), beliau menjelaskan bahwa terdapat beberapa manfaat sistem dalam pengarsipan elektronik yang antara lain sebagai berikut :

Arsip akan cepat ditemukan dan sangat mungkin dalam pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa harus meninggalkan meja kerja
Pegindekan yang fleksibel dan dapat dengan mudah dimodifikasi, menurut prosedur yang telah dikembangkan akan sangat menghemat tenaga, waktu dan biaya.
Pencarian secara full-text, dengan mencari file menurut Keyword atau kata kuncinya ataupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
Kemungkinan kehilangan file sangatlah Kecil, hal ini dikarenakan kita hanya melihat di layar monitor atau mencetaknya tanpa bisa mengubahnya.
Dapat menghemat tempat dan kemampuan 1 CD-RW dengan kapasitas 700 MB yang dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih sekitar 7000 lembar bisa dikatakan 1 lembarnya setara dengan 100 KB dalam bentuk format PDF atau lebih kurang sekitar 700 lembar gambar dan bisa dikatakan 1 lembar setara dengan 1 MB dalam bentuk format JPG
Membuat arsip digital, dapat diminimalisir resiko terjadinya kerusakan terhadap dokumen kertas atau buram karena usia, karena file tersebut tersimpan secara digital.
Dapat berbagi arsip dengan mudah, karena berbagi dokumen dengan rekan (partner) ataupun klien akan lebih mudah dilakukan dengan jaringan LAN ataupun internet.
Memberikan peningkatan dalam keamanan, karena mekanisme kontrol dengan jelas dicantumkan, pada buku pedoman pengarsipan secara elektronik, maka orang yang tidak memiliki otoritasi relatif akan mengalami kesulitan dalam mengaksesnya.
Akan mudah dalam melakukan recovery data dengan cara membackup data ke dalam media penyimpanan yang kompatibel

Komponen Arsip Elektronik

Menurut Sugiarto, beliau menyatakan terdapat 3 komponen dalam arsip elektronik (E-Archive) antara lain sebagai berikut :

Kabinet Virtual

Kabinet virtual ialah kumpulan data atau database yang meniru bentuk dari kabinet nyata yang digunakan dalam sistem kearsipan konvensional, bedanya apabila dalam kabinet nyata kemampuan dalam penampungan datanya terbatas, sedangkan kabinet maya tidaklah terbatas, adapun yang membatasinya yaitu kemampuan fisik hardisk dalam menyimpan data digital. Ataupun atribut dalam kabinet virtual yang antara lain yaitu sebagai berikut :

Kode kabinet, berfungsi untuk pencatatan kode kabinet sesuai dengan aturan dalam penulisan kode pada perusahaan
Nama kabinet, berfungsi sebagai pencatat nama kabinet yaitu seperti Surat Masuk, Surat Keluar dan lain sebagainya.
Fungsi kabinet, memiliki fungsi sebagai pencatat keterangan fungsi kabinet
Lokasi, memiliki fungsi sebagai pencatat lokasi kabinet

Map Virtual

Map virtual ialah kumpulkan data atau database yang mana atributnya yaitu seperti map yang sesungguhnya atau nyata dalam sistem kearsipan konvensional. Namun tidak seperti pada map konvensional yang memiliki kemampuan terbatas dalam penyimpanan dokumen, map virtual ini juga memiliki kemampuan yang tidak terbatas dalam penyimpanan dokumen. Adapun atribut dari map virtual antara lain yaitu sebagai berikut :

Kode Map berfungsi sebagai pencatat kode map sesuai dengan aturan penulisan kode dalam perusahaan
Nama Map berfungsi sebagai pencatat nama map contohnya seperti bagian keuangan, bagian pemasaran dan lain sebagainya.
Lokasi Map
Keterangan dan lain sebagainya.

Lembaran Arsip

Lembaran arsip yang telah disimpan atau tersimpan dalam map virual, dapat dalam bentuk file dokumen ataupun gambar. File dokumen juga merupakan file yang dibuat dari microsoft word, excel, power point dan lain sebagainya. Sedangkan file gambar merupakan file dalam bentuk gambar sebagai hasil dari scanner atau import bitmap dari media lain. Adapun beberapa atribut yang dicatat di dalam kumpulan datanya (databasenya) yaitu antara lain sebagai berikut :

Kode arsip berfungsi untuk mencatat kode arsip sesuai dengan aturan penulisan kode arsip dalam perusahaan
Nama arsip berfungsi sebagai pencatat dari nama yang menunjukkan isi detail dari arsip yang disimpan
Klasifikasi berfungsi untuk mencatat klasifikasi map seperti penawaran khusus, rahasia dan lain sebagainya.
Tanggal Arsip berfungsi sebagai pencatat dari tanggal arsip tersebut dibuat
Tanggal diterima memiliki fungsi sebagai pencatat dari tanggal arsip tersebut diterima
Pengirim memiliki fungsi untuk mencatat pengirim arsip
Penerima Mempunyai fungsi sebagai pencatat bagian yang menerima arsip (tujuan arsip)
Gambar memiliki fungsi untuk mencatat file arsip yang telah di scanner apabila ada.
Lokasi file memiliki fungsi untuk mencatat lokasi file di dalam hardisk
Lokasi fisik berfungsi untuk mencatat lokasi hard copy arsip tersebut.

Sekian penjelasan dari kami tentang Pengertian, Manfaat dan Komponen Arsip Elektronik, terima kasih telah menyempatkan membaca, semoga artikel yang anda baca bermanfaat

Baca Juga >>>