Pengertian, Jenis, Sistem Penyimpanan dan Prosedur Arsip

Posted on

Pengertian, Jenis, Sistem Penyimpanan dan Prosedur Arsip – Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang Arsip. Apa itu Arsip ? Untuk menjawab rasa penasaran dari pertanyaan tersebut, silahkan simak penjelasan dibawah ini :

Pengertian Arsip

Definisi Arsip ialah dimana setiap catatan (Record / Warkat) yang tertulis, tercetak dalam bentuk huruf, angka ataupun gambar, yang memiliki arti serta tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi pada sebuah kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya.

Sesuai dengan perkembangan dalam kemajuan peralatan data dan informasi yang telah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip dimasa sekarang dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid) dan media komputer seperti disket, pita magnetik dan lain sebagainya.

Menurut UU (Undang-Undang) No.7 tahun 1971, pengertian dari arsip ialah :

  • Naskah-naskah yang dibuat kemudian diterima oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apa pun, baik itu dalam keadaan tunggal atau berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  • Naskah-naskah yang dibuat lalu diterima oleh badan-badan Swasta atau juga perorangan, dalam bentuk apapun, baik itu dalam keadaan tunggal atau berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Jenis-Jens Arsip

Dilihat dari sudut oandang hukum dan undang-undang, ada dua jenis arsip, yakni :

– Arsip Otentik

Arsip yang dibubuhi tanda tangan asli atau bukan fotokopi atau film sebagai tanda sahnya isi arsip yang bersangkutan, arsip jenis ini bisa digunakan sebagai bukti hukum yang sah.

– Arsip Tidak Otentik

Arsip yang tidak dibubuhi tanda tangan asli dengan tinta. Arsip jenis ini bisa berupa film, fotokopi, keluaran (print-out atau output) komputer, mikrofilm dan media yang biasanya digunakan dikomputer seperti disket dan lain sebagainya.

Sistem Penyimpanan

Sisitem yang digunakan untuk menyimpan warkat supaya arsip mudah dikerjakan dan mudah untuk ditemukan saat disimpan salam waktu yang cepat jika tiba-tiba arsip itu dibutuhkan.

Prinsipnya sistem ini berdasar pada kata tangkap “caption” dari arsip yang disimpan baik itu berupa angka atau huruf yang telah disusun menurut urutan tertentu. Dasarnya terdapat dua jenis urutan yakni urutan angka dan abjad. Sistem yang berdasarkan pada urutan abjad ialah sistem dimana sering disebut sistem abjad, sistem subjek dan sistem geografis. Dan sistem angka ialah sistem numerik, sistem subjek numeik dan sistem kronologis.

Secara umum, sistem penyimpanan yang biasanya dipakai ialah sistem penyimpanan abjad, kemudian sistem penyimpanan subjek dan sistem penyimpanan numerik serta geogafis.

Prosedur Penyimpanan Arsip

Ini merupakan langkah-langkah yang dilakukan untuk menyimpan sebuah arsip. Terdapat dua macam penyimpanan yakni penyimpanan arsip yang masih dalam proses atau file pending dan arsip yang telah diproses atau file tetap.

File Pending atau Penyimpanan Sementara

File tindak lanjut atau file pending ialah file yang digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai dikerjakan. File ini berisi arsip yang diberi tanggal yang berlaku dalam waktu tiga bulan. Setiap file berisi 31 map tanggal, yang didalamnya terdapat 31 map bulan-bulan yang sedang berjalan, 31 map bulan selanjutnya dan 31 map bulan selanjutnya lagi.

Pergantian bulan akan ditunjukan dengan pergantian penunjuk bulan yang berjumlah 12. Arsip yang ditunda sampai batas waktu tertentu seperti arsip yang dimasukan dalam map dibawah bulan dan tanggal yang diinginkan. Setelah selesai barulah arsip tersebut disimpan dalam dile penyimpanan. File pending umumnya disimpan dalam lemari arsip yang digunakan.

File Permanen atau File Penyimpanan Tetap

Biasanya kantor kurang memperhatikan prosedur dalam menyimpan arsip. Menurut pengalaman banyak file atau arsip yang hilang pada prosedur permulaan, dan jika sudah sampai di file penyimpanan maka kecepatan untuk menemukan file dokumen memegang peranan. Kecepatan ini tergantung pada sistem yang digunakan, peralatan dan pekerja filing.

Sekian penjelasan dari kami tentang Pengertian, Jenis, Sistem Penyimpanan dan Prosedur Arsip, terima kasih telah menyempatkan membaca, semoga artikel yang anda baca bermanfaat, jangan sungkan untuk mengirimkan kritik maupun saran kepada redaksi kami

Baca Juga >>>